5 choses très importantes que vous devez faire maintenant pour préparer la fin d'année

December 21, 2021 Kasia Wind

En tant qu’amis de la paie, nous comprenons que la fin de l’année puisse être un peu (beaucoup) stressante. Nous savons également que, lorsqu’il s’agit de remplir avec précision vos T4, T4A et RL-1, le secret réside dans vos données salariales.

Nous avons donc créé cette liste d’éléments à vérifier dans votre compte Wagepoint afin de garantir une fin d’année harmonieuse et conforme pour votre petite entreprise ou vos clients comptables.

Bien que vous puissiez suivre ces étapes à tout moment avant le mois de janvier, nous vous conseillons d’entamer ce processus le plus tôt possible afin de repérer les éventuels signaux d’alarme et de disposer de suffisamment de temps pour apporter des corrections, poser des questions et éviter les maux de tête de dernière minute.

1. Assurez-vous que vous avez finalisé au moins deux (2) paies dans Wagepoint au cours de l’année civile 2021. 

C’est le nombre magique nécessaire pour soumettre vos documents de fin d’année (T4, T4A et RL-1) à l’aide de Wagepoint. Si vous n’êtes pas sûr d’avoir effectué deux paies, jetez un coup d’œil à vos rapports pour confirmer que vous êtes admissible.

2. Choisissez votre propre aventure (c’est-à-dire basculer le réglage). 

Celui-ci est la clé! Veuillez confirmer que vous avez correctement défini votre statut « Envoi automatique des formulaires fiscaux » dans Réglages > Paramètres du compte pour indiquer comment vous souhaitez que vos formulaires de fin d’année soient traités.

  • Sélectionnez « Oui » si vous souhaitez que Wagepoint transmette automatiquement vos formulaires de fin d’année à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec (RQ) en votre nom.
  • Sélectionnez « Non » si vous souhaitez soumettre vos propres formulaires fiscaux au gouvernement et à vos employés.
  • Veuillez noter que vous ne pourrez pas modifier le paramètre de soumission automatique des formulaires fiscaux dans votre compte pendant la période de soumission : Du 22 février 2021 à partir de 12 h HE jusqu’au 1er mars 2021 à 12 h HE.

3. Révisez vos rapports. 

Exécutez ces rapports dès maintenant pour obtenir une vue d’ensemble de vos données de fin d’année.

  • Utilisez le rapport cumulatif (Rapports > Plus > Rapport cumulatif) pour consulter les renseignements de fin d’année pour tous vos employés jusqu’au traitement de la paie le plus récent. Vous pouvez utiliser ce service pour faire des vérifications en cours d’année afin de savoir ce qui vous attend à la fin de l’année, ainsi qu’une révision finale en novembre/décembre. 
  • NOUVEAU! Utilisez le nouveau rapport T4/T4A/RL-1 (data export) pour visualiser, sous forme de feuille de calcul (CVS), toutes les informations de fin d’année de vos employés et sous-traitants, telles qu’elles apparaîtront sur leurs T4, T4A et RL-1. Considérez-le comme une vérification rapide de votre bilan, qui vous montrera toutes vos données en un seul coup d’œil et vous permettra de repérer et de corriger toute erreur avant de soumettre la déclaration finale. Pour le créer, accédez à l’onglet Rapports > Plus > Rapports et faites défiler jusqu’à « T4/T4A/RL1 data export (2021) ». Les trois fichiers (le cas échéant) pourront être téléchargés en même temps. 

Veuillez noter : Les sommaires RL-1 doivent être reçus au bureau de Revenu Québec au plus tard le 28 février 2022. Veuillez les poster ou les envoyer par courrier suffisamment tôt pour qu’ils soient livrés à temps. 

  • Comparez le rapport des remises (Rapports > Plus > Rapport des remise) dans Wagepoint au relevé de compte envoyé par l’ARC ou Revenu Québec.
  • Veuillez également prendre le temps ce mois-ci de confirmer les numéros de compte de retenues sur la paie et les calendriers de remises mensuelles.

4. Vérifiez les détails sur l’employé. 

Une petite erreur dans les informations d’un employé peut créer des maux de tête lors de la soumission de vos formulaires de fin d’année, surtout si cela se produit pour plusieurs employés à la fois. Pour que votre fin d’année soit un succès, c’est le moment idéal pour vérifier les détails de tous les employés actifs et licenciés. Vérifiez les données telles que prénom, nom, NAS, adresse et paramètres fiscaux

  • Si vous avez besoin d’un T4 ou d’un RL-1 pour un employé qui n’a pas encore été ajouté à votre compte de paie, veuillez vous assurer d’entrer ses données dans l’application avant d’exécuter votre dernière paie pour 2021
  • Si vous avez besoin d’un T4A pour un sous-traitant qui n’a pas encore été ajouté à votre compte de paie, veuillez vous assurer d’entrer ses données dans l’application avant d’exécuter votre dernière paie pour 2021

Note spéciale pour les sous-traitants du Québec

Wagepoint n’est pas en mesure de produire des T4A ou des RL-1 pour les sous-traitants du Québec sans numéro RQ. En tant qu’employeur, vous devrez produire et soumettre ces documents de fin d’année autrement que par Wagepoint.

Remarque : C’est le moment idéal pour vous assurer que tous vos employés peuvent accéder à leur portail d’employés Wagepoint, où leurs T4, T4A ou RL-1 seront affichés en 2022. Demandez à votre équipe de vérifier si elle est en mesure de se connecter. Rien? Vous pouvez facilement visualiser l’ID utilisateur de chaque employé ou sous-traitant et définir un mot de passe temporaire pour son compte. 

5. Pensez dès le début aux primes. 

De nombreux employeurs attendent la dernière semaine de l’année pour verser les primes, afin de coïncider avec les vacances, les primes de fin d’année, etc. Mais cela peut s’avérer risqué si vous envisagez de faire figurer la paie de la prime dans le T4, T4A ou RL-1 de 2021 de l’employé. En effet, la date de paiement pourrait tomber en 2022 si la paie est traitée tardivement en 2021 (notamment en raison de la fermeture des banques les jours fériés, ce qui pourrait avoir un impact sur les délais de traitement).

Afin de garantir que les documents de fin d’année reflètent les montants de vos primes, veuillez traiter toutes les paies de primes :

Afin de garantir que les documents de fin d’année reflètent les montants de vos primes, veuillez traiter toutes les paies de primes :

  • Avant le 24 décembre 2021 pour qu’elles soient payées avant le 1er janvier 2022 (dépôt direct).
  • Avant le 30 décembre 2021 pour qu’elles soient payées avant le 31 décembre 2021 (Chèque ou virement électronique).

Nous sommes là pour vous aider.

Contactez l’assistance clientèle de Wagepoint en soumettant une demande d’assistance directement dans l’application ou en nous envoyant un courriel à support@wagepoint.com.

 

About the Author

Kasia Wind

Kasia Wind is a Manager of Brand, Content and Communications at Wagepoint. As a kid, she wanted to become a talk show host like Jenny Jones (it didn't work out). A believer that storytelling is the best way to connect, Kasia has created content for audiences including small businesses, bodybuilders and doctors. Oddly, her own stories often involve getting injured in hilarious ways.

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